terça-feira, 7 de abril de 2015

ata da 11.a reunião.

ELOS INTERNACIONAL DA COMUNIDADE LUSÍADA
Resumo da Ata da 11.a Reunião Administrativa, realizada em 28 de março de 2015, na residente do Governador Distrital DE-01, CE Mario Marques, à Av. Divisória, 404, Vila São Jorge, São Vicente, as 10 horas.
Presentes: Ramiro Alves da Rocha Cruz, José Roberto Frutuoso, Maria Elisabete Fernandes, Mario Marques, Maria Suzel Gil Frutuoso, Carlos Alberto Indalecio,  João Ademilson Mendes Borges.   
Data do evento:  confirmado que será de 14 a 17 de outubro  de 2015, para facilitar a visita dos elistas de Portugal, que virão para visita ao Museu da Lingua Portuguesa e Casa de Macau, no Rio de Janeiro.
Deliberações:
ü  Lido novo  roteiro da programação, prevendo-se que o terceiro dia, seria também no cinema do Centro Cultural Portuguesa da Rua Amador Bueno. Isso para facilitar a montagem de estruturas de palco, onde alem da mesa principal, teremos um telão centro com o logo do evento, e dois laterais com imagens de eventos elistas, e  patrocinadores, alem das bandeiras dos países lusófonos, e do Elos Internacional.  A projeção das imagens será feita pela parte de traz das telas, pois o palco é profundo.
ü  Em frente ao Centro Cultural, será montado um painel de treliças, contendo um cartaz principal, contendo o nome Elos Internacional da Comunidade Lusiada, e abaixo, XXX Convenção Internacional, nas laterais, dois lados, o logo padrão do Elos, e abaixo, cartazes com as bandeiras dos países lusófonos, mais a do Elos Internacional.
ü  A partir de abril, as reuniões da comissão de organização, será quinzenais. A próxima, ainda em 25 de abril, será em São Paulo, no período da tarde, para facilitar a participação dos elistas do Distrito 02. 
ü  Definido que a organização vai custear apenas o coquetel de abertura, o jantar de gala, e os cafezinhos de intervalos, ficando os almoços, primeiro, segundo e terceiro dias, por conta de cada, em restaurantes próximos indicados pela organização do evento. Com os crachás do evento, ver com restaurantes, possibilidade de descontos aos convencionais.  
ü  Mais uma vez explicado, que o primeiro e segunda dias, o evento ocorrerá todo no Centro Português, na Rua Amador Bueno, 188, Santos, onde já temos a data reservada. Favor fazer novo oficio reservando o terceiro dia, 6.a feira, para a assembléia jurídico administrativa na parte da manhã e a conferencia da CPLP na parte da tarde.   
ü  Pelo alto custo dos alugueis de salões em hotéis e clubes, para as reuniões da 6.a feira durante o dia, vamos pedir para realizar essas plenárias no mesmo lugar do 1.0 e 23.0 dias, já que teremos toda a estrutura de palco, mesas, locais de recepção, apresentação de trabalhos de arte, livros, e fotografias, tudo montado no mesmo local.
ü  Para o jantar de gala, vamos requerer o uso do salão do Centro Cultural Portuguesa, da Av. Ana Costa, Bairro do Gonzaga, que ser não for gratuito será por valor bastante módico para nossa entidade.  
ü  O orçamento do Mendes Plaza Hotel, é de R$ 6.000,00 mas com a garantia da realização do jantar, que neste caso custa R$ 135,00 por pessoa, o mais barato.
ü  Apresentados novos orçamentos de serviços de Buffet, como Buffet Terrace, . Denis Buffet e Eventos, e apresentado orçamento do Buffet Fontoura, assim descrito: 5 paradas para cafezinhos, em 3 dias diferentes: . Coquetel de abertura, com frios, salgados fritos e assados,  previsão de 150 pessoas, pois é o evento de abertura, e haverá muitos convidados, não convencionais. Acréscimo  para 3 caixas de garrafas de cerveja, além dos refrigerantes e água incluídos no preço inicial. Para o jantar de gala, com bebidas, entradas, bolo e sorvetes de sobremesa, café e licor na saída, e o prato principal, sempre uma massa inicial, e opções de lagarto recheado, frango desossado, filé mignon com molhos a escolher,  por pessoa. Previsão de 100 pessoas. Mesma previsão para 3 caixas de cerveja. Capas para cadeiras  se precisar. Somando todos os valores, pelo melhor prato, teríamos um total do orçamento  que seria pago com 20% de entrada, e o saldo em 5 vezes, ficando tudo pago até setembro. Em principio este orçamento ficou aprovado, pois não temos nada em melhores condições, e o Buffet é recomendado pela diretoria do próprio Centro Cultural Português.
ü  Alem dos custos do coquetel de abertura, cafezinhos nas plenárias, e jantar de gala, temos que ver ainda, estruturas de treliças para os painéis das bandeiras na rua, e para o palco. Custo do guia da convenção, que ainda não temos definido. Divulgação pela cidade, em pequenos cartazes.
ü  Foi sugerido deixar o valor fixado para as inscrições, em R$ 200,00  para quem se inscrever até 30 de julho, e R$ 250,00 após essa data. Pode ser parcelado, no primeiro caso em 4 vezes (abril a julho), e no segundo caso, em 2 vezes (agosto e setembro). Para os elistas de Portugal, 90 euros.
ü  O vice Presidente Internacional, CE Ramiro Alves da Rocha Cruz, pediu mais alguns dias para manter contatos com patrocinadores do Distrito DE-02, para fecharmos todo o custo, e abrir as inscrições.  
ü  Apresentado o rascunho do guia da Convenção. Faltam alguns  currículos de algumas autoridades, outros para serem atualizados, e mensagens para serem colocados no livreto.
ü  Apresentada a pauta de palestras da CPLP, enviada ontem por correio eletrônico, pelo Presint.
Ao final da reunião, foi servido pelo anfitrião, CE Mario Marques, governador do Distrito DE-01, um vinho da Cave Santa Cruz, acompanhado acepipes, pelos quais os participantes agradeceram. A próxima reunião será dia 25 de abril as 10 horas,  na residência do governador Mario Marques, tendo em vista que a previsão para o  escritório do Vice Presidente Internacional, Ramiro Alves da Rocha Cruz, em São Paulo,  não foi confirmada. Pauta: resultados dos contatos com patrocinadores.  Orçamentos do guia da convenção, pastas, painéis e treliças, projetor de palco, bandeiras, Decoração, som, brindes, filmagem, fotografia.       Santos, 28 de março  de 2015

            José Roberto Frutuoso -  VPIAS.

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