segunda-feira, 14 de setembro de 2015

Ata reunião de 12/09/2015

ELOS INTERNACIONAL DA COMUNIDADE LUSÍADA
Reuniões Administrativas preparatórias  para a XXX Convenção Internacional  em 2015.
LOCAL: Av. Rio Branco, Praia Grande.  
Resumo da 20.a reunião em 12 de setembro de 2015. Horário: 10 horas. Residência do Vice Presidente para America do Sul, Dr. José Roberto Frutuoso.   
Presentes: José Roberto Frutuoso, Maria Elisabete Fernandes, Mario Marques, Rosemary Marques,  Helena Rodrigues Marques, Maria Suzel Gil Frutuoso, Maria Regina Firmino de Jesus, Carlos Alberto Indalecio, Adelio Servinskys.    
Justificada a mudança de local da reunião em relação ao que foi convocado, em vista de estar o VPIAs em resguardo de operação, e o tempo estava muito chuvoso e frio desde a madrugada.  
Deliberações:
1.     Definidas datas e locais das próximas reuniões. Dia 19 de setembro, vamos convocar para fazer em São Paulo. Ver com o diretor da Convenção, Vital Vieira Curto, onde podemos fazer a reunião. Isto facilitará a vinda da CE Maria Ines, que só tem essa data para poder comparecer. A seguinte, 26/09 será na cada do governador Mario Marques, e as três finais, dias 03/10, 10/10 e 11/10 serão feitas no próprio Centro Cultural Português de Santos, as 10 horas, para analisarmos e definirmos os locais dos eventos.   
2.     As inscrições estão sendo feitas para o site, estando sendo controlado, quem esta deixando pago, ou vai pagar no dia. Pelo menos quem se inscrever antes, já terá pronto o crachá e pasta personalizados, quando chegarem ao local.   
3.     Debates sobre convites e lista de convidados. Vamos logo elaborar os convites para a solenidade de abertura, e para a abertura da exposição. Elaborar lista de autoridades para enviar pelo correio, ou entregar pessoalmente. Deve estar tudo entregue até 05 de outubro.    
4.     Novo orçamento de empresa de divulgação, a ELO COMUNICAÇÃO, no valor de R$ 2.400,00. Não aprovado.   
5.     O Regulamento do Concurso cultural, já esta distribuído. Reforçar com nova emissão. Os prêmios serão, um troféu, certificado, e mais algum brinde pessoal a escolher.  
6.     O Presidente do Elos Clube de Santos, CM, ficou de marcar na próxima semana uma visita ao Secretario de Turismo de Santos, para acertar divulgação, transporte de convencionais, e passeios turísticos.  
7.     Sobre a pasta de documentos para o evento, debates sobre a quantidade. Em principio, encomendar 100 pastas, e em função das inscrições encomendar mais. Apresentado o modelo que deverão constar logos de patrocínios. A cima, logo da Convenção, e logo do Elos Clube. A seguir, distribuídos, logos, Gráfica Máxima, Predimar, Win Construtora, Santander, Unimed, Joduarte, Buffet Fontoura, Centro Cultural Português, Consulado Honorário de Portugal, Cave Santa Cruz. Há espaço para mais 3 patrocinadores. Como a pasta será azul, os logos serão todos num relevo único, branco.   
8.     Serão preparados convites para o coquetel de abertura, para varias autoridades da cidade e Região. Quem quiser participar apenas do coquetel, e das plenárias, o acesso será livre. Para participar do jantar de gala na sexta feira, receber a pasta, e crachá de participante, deve pagar a inscrição de R$ 200,00.
9.     Foi pedido orçamento para a empresa B3 eventos, para montar os pórticos de palco, frente do Centro Português, e no jantar de gala. Ver se inclui o equipo de som e imagem. Adelio Servinsky ficou de manter contato.
10.           Apresentado o CD do vídeo de abertura, que será apresentado antes do evento, no primeiro dia e seguintes. Serão duplicados CDS com documentos, vídeos, hinos e fotos, que temos, foi elaborado para levar a Portugal em 2013, e acrescer documentos da atual convenção.
11.           Adelio vai preparar os crachás, convites, e quem se inscrever antes, o crachá estará pronto, quem chegar no dia, o crachá poderá ser impresso no ato. Adelio ficou de montar computador para esse fim, assim como para completar os certificados de participação, a medida que os convencionais forem chegando.  
12.            Explicado que o valor da inscrição inclui, o coquetel de abertura, jantar de gala, pasta, 5 paradas de cafés, e ainda o coquetel de abertura da exposição. Essa explicação é necessária porque alguém se admirou recentemente com o “valor muito alto” da inscrição, não analisando os custos total do evento, que dependerá das inscrições, pois esta difícil conseguir grandes patrocinadores. Será feita prestação de contas de todo o evento.
13.            Rose Marques apresentou o troféu em acrílico, onde vai constar o logo do Elos Clube acima, e na parte baixa, a esquerda, o logo da convenção, e a direita escrito, XXX Convenção do Elos Internacional da Comunidade Lusíada. Serão encomendados 30. Se sobrar vendemos  para interessados. Custo, de R$ 50,00 cada.  
14.           No ultimo dia, sábado, as 10 horas, vamos nos reunir no CDME para que conheçam o acervo do Elos Cultural, e a seguida vamos almoçar no centro histórico de Santos. A secretaria de turismo vai organizar os passeios no centro histórico. 
15.           Explicado que o Instituto Cultural de Macau, vai doar um computador completo para o CDME. Já estamos pedindo orçamentos, para encaminhar ao Presint.
16.           Mais uma vez a Porto Seguro Cia. De Seguros, recusou patrocínio minimo.
Próxima reunião: 19 de setembro, as 10 horas, em São Paulo.    
Pauta: orçamento de pastas, de pórticos e painéis,  vídeo, divulgação promocional. Encerrada as 13:00 horas.
Praia Grande,   12 de setembro de 2015

José Roberto Frutuoso - VPIAS.

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